Al moment de reservar els espais s’han d’informar quantes persones en faran ús i crear la fitxa de client per cadascuna d’elles.
La persona/empresa que contracta l’espai serà la responsable i a qui es dirigiran les comunicacions, així com a nom de qui es faran la factura, el contracte i altres documents.
La resta de persones són les autoritzades, i també rebran un codi únic per utilitzar l’espai i els serveis.
El responsable podrà canviar i/o revocar en qualsevol moment l’autorització des de la seva àrea privada de la web.
El número de persones autoritzades sense cost, incloent el responsable vindrà donat pels metres quadrats de l’espai. Si es volen autoritzar més persones (Fins a un màxim del doble de les incloses), s’haurà d’incloure a l’albarà de contractació de l’espai, a nom del responsable, el número d’aquestes i com a concepte socis junior.
Orientativament s’utilitza com a base del càlcul els següents paràmetres:
- Escriptoris: 1 persona. Màxim 2.
- Espais: 4m2/persona, més o menys arrodonint. Per exemple:
- Oficina de 9m2: 2 persones. Màxim 4. (Per tant màxim = 2 incloses + 2 autoritzades).
- Oficina de 12m2: 3 persones. Màxim 6.
- Oficina de 15m2: 4 persones. Màxim 8.
- Sales: 1 persona. Màxim la capacitat de la sala,
- No existeixen autoritzats en les sales, només responsable.
No es poden autoritzar més persones que l’aforament màxim de l’espai.